Hướng dẫn chi tiết cách viết email báo giá bằng tiếng Anh chuyên nghiệp

Trong thời đại công nghệ số, email đã trở thành phương tiện giao tiếp không thể thiếu trong kinh doanh. Một trong những loại email quan trọng nhất chính là email báo giá (quotation email). Vậy email báo giá là gì?

Có thể bạn quan tâm

Email báo giá là một loại thư điện tử được gửi từ người bán hàng (seller) cho khách hàng tiềm năng (potential customer). Mục đích của email này là cung cấp thông tin chi tiết về sản phẩm hoặc dịch vụ mà khách hàng quan tâm, bao gồm giá cả, điều khoản thanh toán, thời hạn hiệu lực của báo giá.

Bạn đang xem: Hướng dẫn chi tiết cách viết email báo giá bằng tiếng Anh chuyên nghiệp

Ví dụ: Khi bạn muốn mua một chiếc máy tính mới, bạn có thể gửi email cho cửa hàng để yêu cầu báo giá. Cửa hàng sẽ gửi lại cho bạn một email chi tiết về các loại máy tính mà họ có, cấu hình, giá cả, và các thông tin liên quan khác.

Tầm quan trọng của email báo giá trong kinh doanh

Bạn có biết rằng, một email báo giá được soạn thảo chuyên nghiệp và hiệu quả có thể là yếu tố quyết định để “chốt sale” thành công?

Dưới đây là một số lý do cho thấy tầm quan trọng của email báo giá:

Cung cấp thông tin minh bạch: Email báo giá giúp khách hàng nắm rõ được chi tiết về sản phẩm/dịch vụ, từ đó đưa ra quyết định mua hàng một cách dễ dàng hơn.
Thể hiện sự chuyên nghiệp: Một email được trình bày rõ ràng, súc tích thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp, tạo ấn tượng tốt với khách hàng.
Tăng tỷ lệ chuyển đổi: Email báo giá hiệu quả có thể thúc đẩy khách hàng tiềm năng chuyển đổi thành khách hàng thực tế, góp phần tăng doanh số bán hàng.
Tiết kiệm thời gian: Thay vì phải trao đổi qua nhiều cuộc gọi hay email, email báo giá tổng hợp đầy đủ thông tin cần thiết giúp tiết kiệm thời gian cho cả người bán và người mua.

Chính vì vậy, việc nắm vững cách viết email báo giá bằng tiếng Anh là kỹ năng cần thiết đối với bất kỳ ai hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh quốc tế.

Hướng dẫn chi tiết cách viết email báo giá bằng tiếng Anh

Để tạo ấn tượng tốt với đối tác và tăng tỷ lệ thành công, bạn cần nắm rõ cấu trúc cũng như những lưu ý quan trọng khi viết email báo giá.

1. Cấu trúc của một email báo giá bằng tiếng Anh

Một email báo giá hiệu quả thường bao gồm những phần chính sau:

Alt text: Cấu trúc của một email báo giá bằng tiếng Anh

Subject: Tiêu đề email cần ngắn gọn, rõ ràng và thu hút người đọc. Bạn có thể sử dụng các từ khóa như “Quotation”, “Price Quote”, kèm theo tên sản phẩm/dịch vụ hoặc mã số báo giá.
Ví dụ:
- Quotation for [Tên sản phẩm/dịch vụ] – [Tên công ty]
- Price Quote Request – [Mã số báo giá]
Lời chào: Sử dụng lời chào trang trọng và lịch sự, kèm theo tên của người nhận nếu bạn biết.
Ví dụ:
- Dear Mr./Ms. [Tên người nhận],
- Dear [Tên công ty],
Phần mở đầu: Nêu rõ mục đích của email và cảm ơn khách hàng đã quan tâm đến sản phẩm/dịch vụ của bạn.
Ví dụ:
- Thank you for your interest in our [Sản phẩm/dịch vụ]. We are pleased to provide you with the following quotation.
- As requested, please find attached our quotation for [Sản phẩm/dịch vụ].
Nội dung chính: Phần này cần trình bày rõ ràng, chi tiết các thông tin liên quan đến báo giá, bao gồm:
- Mô tả sản phẩm/dịch vụ: Liệt kê chi tiết các sản phẩm/dịch vụ được báo giá, bao gồm tên, số lượng, đơn vị tính,…
- Giá cả: Ghi rõ đơn giá, tổng giá, thuế VAT (nếu có).
- Điều khoản thanh toán: Nêu rõ phương thức thanh toán, thời hạn thanh toán.
- Thời hạn hiệu lực của báo giá: Cho khách hàng biết thời gian hiệu lực của báo giá.
- Ghi chú: Thêm các ghi chú bổ sung (nếu có)
Kết thúc: Kết thúc email bằng lời cảm ơn và kêu gọi hành động từ phía khách hàng.
Ví dụ:
- Please do not hesitate to contact us if you have any questions.
- We look forward to hearing from you soon.
Chữ ký: Ghi rõ họ tên, chức danh và thông tin liên lạc của bạn.

2. Một số thuật ngữ từ thường sử dụng khi viết email bằng tiếng Anh

Alt text: Một số thuật ngữ từ thường sử dụng khi viết email bằng tiếng Anh

3. Một số lưu ý khi viết email báo giá

Alt text: Một số lưu ý khi viết email báo giá

Để email báo giá của bạn đạt hiệu quả cao, bạn cần lưu ý một số điểm sau:

Ngắn gọn, súc tích: Email dài dòng có thể khiến khách hàng “ngán ngẩm”. Hãy đảm bảo email của bạn truyền tải đầy đủ thông tin một cách ngắn gọn, dễ hiểu nhất.
Trình bày rõ ràng, dễ nhìn: Sử dụng bảng biểu, gạch đầu dòng, in đậm để trình bày thông tin một cách khoa học, giúp người đọc dễ dàng nắm bắt thông tin quan trọng.
Kiểm tra kỹ càng trước khi gửi: Trước khi gửi email, bạn cần rà soát lại nội dung, chính tả, ngữ pháp để đảm bảo không có bất kỳ sai sót nào.
Gửi file đính kèm (nếu cần thiết): Trong trường hợp báo giá có nhiều hạng mục, bạn có thể tạo file báo giá chi tiết dưới định dạng PDF và đính kèm vào email.

Một số mẫu email báo giá chuẩn nhất

Mẫu 1:

Subject: Quotation for [Tên sản phẩm/dịch vụ] – [Tên công ty]

Dear [Tên người nhận],

Thank you for your interest in our [Sản phẩm/dịch vụ]. We are pleased to provide you with the following quotation.

Product/Service	Description	Quantity	Unit Price	Total
[Tên sản phẩm/dịch vụ 1]	[Mô tả]	[Số lượng]	[Đơn giá]	[Thành tiền]
[Tên sản phẩm/dịch vụ 2]	[Mô tả]	[Số lượng]	[Đơn giá]	[Thành tiền]

Subtotal: [Tổng giá chưa VAT]
VAT ( [Phần trăm VAT]%): [Tiền VAT]
Total: [Tổng giá]

Payment Terms: [Điều khoản thanh toán]
Quotation Validity: [Thời hạn hiệu lực]

Please do not hesitate to contact us if you have any questions.

We look forward to hearing from you soon.

Sincerely,

[Tên của bạn]

Mẫu 2:

Alt text: Một số mẫu email báo giá chuẩn nhất

Mẫu 3:

Alt text: Một số mẫu email báo giá chuẩn nhất

Kết luận

Viết email báo giá bằng tiếng Anh hiệu quả là kỹ năng quan trọng góp phần tăng tỷ lệ chuyển đổi và nâng cao uy tín doanh nghiệp. Hy vọng bài viết đã cung cấp những kiến thức bổ ích giúp bạn tự tin hơn khi giao tiếp trong môi trường quốc tế.