Cách Viết Email Đặt Hàng Bằng Tiếng Anh Chuyên Nghiệp
Trong thời đại kinh doanh toàn cầu, việc giao dịch bằng tiếng Anh là điều không thể thiếu, đặc biệt là trong mảng xuất nhập khẩu. Một email đặt hàng được soạn thảo chuyên nghiệp không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn mà còn là chìa khóa mở ra những cơ hội hợp tác thành công. Vậy làm thế nào để viết một email đặt hàng bằng tiếng Anh hiệu quả? Hãy cùng Anh ngữ Quốc tế VietYouth khám phá nhé!
“Order Letter” – Vũ Khí Bí Mật Của Các Doanh Nghiệp Toàn Cầu
“Order letter” – hay thư đặt hàng – là một thuật ngữ quen thuộc trong tiếng Anh thương mại. Đây là một yêu cầu chính thức về việc cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ giữa các công ty và cá nhân.
Một bức thư đặt hàng hiệu quả cần đảm bảo hai phần chính:
- Đơn đặt hàng (Order): Bao gồm các thông tin chi tiết về sản phẩm như tên sản phẩm, số lượng, mô tả, mã sản phẩm, giá cả, và số đơn đặt hàng.
- Thư gửi kèm đơn đặt hàng (Covering letter): Nhắc lại các điều khoản quan trọng như phương thức thanh toán, thời hạn giao hàng, phương thức vận chuyển, và các yêu cầu đặc biệt khác.
Bí Quyết Nâng Tầm Email Đặt Hàng Của Bạn
Để tạo ấn tượng với đối tác, hãy ghi nhớ những bí quyết sau:
1. Sử dụng ngôn ngữ chuyên nghiệp: Email của bạn nên được viết bằng giọng văn trang trọng, lịch sự và súc tích.
2. Cung cấp đầy đủ thông tin: Đảm bảo rằng email của bạn chứa tất cả các thông tin cần thiết để đối tác có thể xử lý đơn hàng một cách nhanh chóng và chính xác.
3. Rõ ràng và dễ hiểu: Trình bày thông tin một cách logic và dễ hiểu, sử dụng bảng biểu, gạch đầu dòng để tăng tính trực quan.
4. Kiểm tra kỹ lưỡng: Trước khi gửi, hãy kiểm tra kỹ email để đảm bảo không có lỗi chính tả, ngữ pháp hoặc thông tin sai lệch.
“Tuyệt Chiêu” Viết Email Đặt Hàng “Chuẩn Không Cần Chỉnh”
Dưới đây là một số mẫu câu và từ vựng thông dụng giúp bạn “ghi điểm” với đối tác:
Mở đầu email:
- “We thank you for your offer No…. of/dated …. and are pleased to place an order on the following terms and conditions.”
- “We thank you for your offer of … and are glad to enclose our order No…. for ….”
Điều khoản thanh toán:
- “With regard to terms of payment, we suggest that payment be made by irrevocable letter of credit.”
- “Payment is to be made by irrevocable letter of credit, to be opened through [Tên ngân hàng], in our favour, according to the bill of lading and the invoice.”
Thời hạn giao hàng:
- “Delivery before … is a firm condition of this order, and we reserve the right to refuse the goods after that time.”
- “If you are unable to make delivery on …, we are forced to cancel this order and to look for other suppliers.”
Phương thức vận chuyển:
- “Please send the goods by express freight as we need them urgently.”
- “We advise delivery by air freight to avoid constant of these goods.”
Kết thúc email:
- “We look forward to your early confirmation of our order (confirmation of sales).”
- “We look forward to having your confirmation/acknowledgement soon.”
Mẫu Email Đặt Hàng Tham Khảo
Để giúp bạn hình dung rõ hơn, dưới đây là một mẫu email đặt hàng bằng tiếng Anh:
Subject: Order Confirmation – [Mã đơn hàng] – [Tên công ty bạn]
Dear [Tên người nhận],
This email serves to confirm our order No. [Mã đơn hàng] for [Số lượng] [Tên sản phẩm], as per our agreement on [Ngày].
Order Summary:
| Product Name | Quantity | Unit Price | Total |
|---|---|---|---|
| [Tên sản phẩm 1] | [Số lượng] | [Đơn giá] | [Tổng giá] |
| [Tên sản phẩm 2] | [Số lượng] | [Đơn giá] | [Tổng giá] |
| Subtotal: | [Tổng giá trị đơn hàng] | ||
| Shipping & Handling: | [Phí vận chuyển] | ||
| Total: | [Tổng giá trị phải thanh toán] |
Payment Terms: [Phương thức thanh toán]
Delivery Time: [Thời hạn giao hàng]
Shipping Address: [Địa chỉ giao hàng]
Please confirm receipt of this order and expected delivery date.
Thank you for your prompt attention to this matter.
Sincerely,
[Tên bạn]
[Chức danh]
[Tên công ty]
Nắm Chắc Bí Quyết, Tự Tin Vươn Xa Cùng VietYouth!
Viết email đặt hàng bằng tiếng Anh chuyên nghiệp là một trong những kỹ năng cần thiết giúp bạn thành công trong kinh doanh quốc tế.
Hãy để Anh ngữ Quốc tế VietYouth đồng hành cùng bạn trên con đường chinh phục ngôn ngữ và mở ra cánh cửa hội nhập toàn cầu!
